Prozessoptimierung bei Mitarbeitergesprächen durch den Digitalen Stift

Unternehmen haben den Anspruch, das Wissen ihrer Mitarbeiter zu erkennen und die Kompetenzen ihrer Führungskräfte systematisch weiterzuentwickeln. Jährlich durchgeführte Mitarbeitergespräche sind die Grundlage für leistungsorientierte Vergütungssysteme und Zielvereinbarungen. mehr »

Digitaler Stift

Mitarbeitergespräche werden verstärkt aufgrund leistungsorientierter Vergütungssysteme und Zielvereinbarungen durchgeführt.
Aber auch die strategische Personalführung benötigt Kennzahlen über Fertigkeiten und Fähigkeiten der Mitarbeiter und über die Qualität von Fortbildungsmaßnahmen.

Eine angenehme und vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre beeinflusst maßgeblich den Gesprächsablauf und das Gesprächs-ergebnis. Die Gespräche werden meistens mit einem Papiergesprächsbogen begleitet. Diese Art der Befragung wird allgemein akzeptiert und nicht als Barriere empfunden.

Der Mehrwert der Auswertbarkeit führt oft zu Diskussionen über die Realisierungsmöglichkeiten. Eine direkte Eingabe der Gesprächsdaten in ein Computerprogramm ist möglich, assoziiert bei den Befragten aber häufig das ungute Gefühl der Überwachung und Kontrolle. Die manuelle Nacherfassung der Daten ist sehr zeitaufwendig und auch fehleranfällig.

HR-IS verbindet den Papiergesprächsbogen mit dem digitalen Stift. Mit dem digitalen Stift kann der Gesprächsbogen wie mit einem Kugelschreiber ausgefüllt werden. Der Stift erkennt während des Schreibvorgangs seine exakte Position und speichert die geschriebenen Daten.
Nach dem Gespräch werden alle Daten digital übertragen und stehen für die Weiterverarbeitung unmittelbar zur Verfügung.

Funktionsweise
Der digitale Stift ist einerseits ein Kugelschreiber, andererseits wird während des Schreibvorgangs per Infrarotkamera die aktuelle Position des Stifts auf einem Raster gespeichert.
Dieses wird vorab mit einem handelsüblichen Laserdrucker auf das Papier gedruckt. Die Positionsdaten werden anschlie-ßend in Antwortformate umgerechnet (z.B. welche Antwort angekreuzt wurde).
Zusätzlich wird die gesamte Seite als grafisches Abbild der Papierversion im PDF-Format gespeichert.
Bearbeiten mehrere Personen einen Fragebogen (z.B. bei Kodierungen von offenen Antwortformaten), so ist eine exakte Zuordnung der Änderungen möglich, die in der Anzeige dann farblich unterschieden dargestellt werden können.
Bei unklaren Antworten, beispielsweise wenn etwas falsch ausgefüllt oder ein Name zu undeutlich geschrieben wurde, zeigt das Programm die Wahrscheinlichkeit der Korrektheit in Prozenten an.
Ein Ampel-Warnsystem erleichtert das Auffinden unkorrekter Antworten.

Vorteile

  • Automatische Datenübertragung ist kostengünstig, da das Abtippen der Antworten entfällt
  • Zeiteffizient, da medienbruchfreie Arbeitsprozesse die Datenerfassung und -aufbereitung erheblich verkürzen
  • Datenübertragung per Handy möglich
  • Präzise automatisierte Übertragung der Daten ins digitale Format mit grafischer Anzeige des betreffenden Ausschnitts
  • Papier und Stift sind vertraute Medien für Ihre Testpersonen
  • Stifte sind leicht und gut transportierbar, auch in größerer Stückzahl
  • Archivierung der digitalen Scans
  • Rechtssicher (Datenschutz) durch Verschlüsselungstechnologien



Indikatoren für den Einsatz:

  • Schnelle Datenerfassung nötig (Datenverarbeitung unabhängig vom Versand der Papierversion)
  • Datenerhebung muss einfach sein (z.B. wenig Erfahrung im Umgang mit Computern)
  • Stift und Papier sind vertraute Medien und lenken nicht von der Erhebung ab
  • Ergonomische Lösung
  • Einfacher Transport
  • Umgebung erlaubt keine PC’s oder andere elektronische Erfassungsgeräte
  • Spontane Erhebungen nötig (z.B. Umfrage auf der Straße)
  • Erfassung von Daten soll die Gesprächsatmosphäre nicht stören
  • Papierversion ist rechtlich relevant
  • Archivierung der Daten nötig